The Importance of Software Engineering Documentation

A modern office of software engieneering team.
Standard

In the rapidly evolving world of software engineering, where codebases become increasingly complex and development teams are often spread across the globe, documentation serves as a pillar of clarity and continuity.

Here’s why software engineering documentation matters:

1. Enhancing Communication

Team Collaboration: In any development team, clear communication is key to ensuring all members have a shared understanding. Documentation serves as a common reference point, detailing the system’s architecture, design, and implementation. This is especially crucial in large teams or those working remotely, where face-to-face communication is limited.

Stakeholder Communication: Beyond the technical team, documentation is vital for communicating with stakeholders, including clients, project managers, and non-technical team members. Documentation helps convey project requirements, design decisions, and progress, ensuring everyone involved understands the current state and future direction of the project.

2. Facilitating Maintenance

Code Understanding: Over time, code can become complex and difficult to understand, especially if the original developers are no longer available. Documentation provides insights into the code’s purpose and structure, making it easier for new developers to debug, refactor, and extend the system.

Legacy Systems: For older systems, documentation can be a lifesaver. It provides historical context and details about previous design decisions and implementations, which are crucial for maintaining and updating legacy software.

3. Streamlining Training and Onboarding

New Team Members: Getting new developers up to speed can be challenging. Well-documented code and processes significantly accelerate this onboarding process, helping new team members understand the system and start contributing more quickly.

Knowledge Transfer: Documentation ensures that knowledge is retained within the team. When developers leave or move to different projects, their knowledge and decisions are preserved, allowing others to pick up where they left off.

4. Preserving Knowledge

Long-term Value: Documentation preserves the knowledge and decisions that went into developing the system. This makes the software valuable not just in the present but also for future development and maintenance efforts.

5. Mitigating Risks

Reducing Dependency: By capturing critical knowledge in written form, documentation reduces dependency on specific individuals. This mitigates the risk of losing essential information if key team members leave the project.

Deciding What to Document

Not everything is worth documenting. It’s crucial to observe patterns in your workplace and determine what is truly worth documenting. Here are some personal guidelines for identifying what should be documented:

Continue reading on Medium…

Membangun Kepercayaan Tim: Pedoman untuk Seorang Engineering Manager

Standard

Saat memulai pekerjaan baru sebagai Engineering Manager, salah satu hal pertama yang saya lakukan adalah bertanya kepada rekan dan atasan saya tentang ekspektasi mereka terhadap peran saya secara umum. Saya mendapat jawaban dengan sekumpulan daftar tanggung jawab seorang engineering manager.

Misalkan seperti berikut

As an Engineering Manager, you will be responsible to:

  • Provide mentorship and technical direction to your team members, especially in architecting and building systems for our product.
  • Build and maintain a strong team of developers that consistently deliver solid results.
  • Analyze issues in the team’s workflow and collaboration along with potential solutions that can answer these challenges.
  • Learn contextual breadth and scope in your product domain.
  • Encourage the use of best practices and methodologies in software development to create high-quality outputs.
  • Develop partnerships with engineers and product managers to better understand and implement product requirements.
  • Monitor and adapt the team’s pace to instill a sense of urgency for progress while avoiding burnout.
  • Actively participate in cross-team collaboration and exchange team learnings.

Menurut saya, tugas dan tanggung jawab yang wajib dicapai oleh seorang Engineering Manager adalah memastikan bahwa tim saya berhasil. Namun, terkadang apa yang kita sebut berhasil belum tentu menurut orang lain adalah hal yang berhasil juga.

Pertama, saya harus memastikan bahwa target dan tujuan telah ditetapkan dan disepakati dengan jelas, dan kemudian saya fokus untuk mendukung tim saya untuk mencapai tujuan tersebut. Cara terbaik dan paling berkelanjutan untuk melakukannya menurut pendapat saya adalah, melalui kepercayaan. Anda perlu mempercayai tim Anda sehingga Anda tidak merasa perlu mengawasi mereka secara detail, dan mereka perlu mempercayai Anda sehingga mereka merasa nyaman untuk berbagi pemikiran dan kekhawatiran mereka dengan Anda.

Sekarang, bagaimana Anda membangun kepercayaan dengan tim Anda? Cara yang saya lakukan adalah dengan kepedulian yang konsisten. Berikut adalah beberapa rekomendasi saya dan langkah-langkah untuk mencapainya.

Delegasikan dengan Efektif

Delegasi merupakan seni, dan mungkun juga bukan hal yang mudah, tetapi ini perlu dilakukan jika Anda ingin menunjukkan kepada tim Anda bahwa Anda percaya pada mereka. Beberapa rekomendasi saat Anda menugaskan tugas kepada seseorang:

  • Jelaskan dengan eksplisit tentang ekspektasi anda, baik dalam scope maupun waktu.
  • Sepakati jadwal untuk melakukan follow up.
  • Ketika masalah muncul, tahan keinginan untuk langsung ikut campur dan menyelesaikan masalah; ini adalah kesempatan bagi rekan Anda untuk belajar dan bertumbuh.
  • Ketika Anda menugaskan tugas, belajarlah menerima solusi yang berbeda dari apa yang Anda pikirkan; sebuah solusi yang cukup baik yang diajukan oleh tim Anda lebih baik daripada solusi yang sempurna yang diajukan oleh Anda.

Bekerja dengan Terbuka

Anda tidak ingin menjadi “manajer” yang tidak ada seorang pun yang tahu tentang apa yang lakukan sepanjang hari, jadi bersikaplah terbuka tentang apa yang Anda lakukan:

  • Miliki kalender publik (tetapi berhati-hatilah dengan pertemuan yang seharusnya bersifat pribadi).
  • Bagikan apa yang Anda lakukan jika Anda pikir mungkin relevan untuk tim, misalnya, selama pertemuan standup.

Bersikaplah Transparan

Terkadang Anda perlu menahan informasi untuk melindungi tim Anda dari hal-hal yang kontra-produktif, tetapi terus-menerus meminta tim Anda untuk melakukan sesuatu tanpa penjelasan hanya akan membuat mereka merasa semakin terisolasi:

  • Jika Anda tidak tahu sesuatu, katakanlah, tetapi berikan berikan jawabannya dikemudian hari jika memungkinkan.
  • Jika Anda tidak bisa mengatakan sesuatu, katakanlah, dan jelaskan mengapa.
  • Jika Anda tidak bisa mengatakan sesuatu dan tidak ada yang bertanya kepada Anda tentang hal itu, maka tutup mulut Anda.

Jangan sok Pahlawan

Ini terlihat sederhana, tetapi sebenarnya tidak. Mengatakan bahwa, suatu adalah ide Anda padahal bukan, itu adalah hal yang fatal, tetapi kita mungkin tidak perlu se-ekstrim itu:

  • Jika seseorang menawarkan idea kepada Anda, pikirkan dua kali sebelum Anda “memperbaikinya” dengan komentar Anda; Anda mungkin sedang mencuri kesempatan orang tersebut untuk mendapatkan pengakuan penuh.
  • Jangan memberikan pujian palsu; bersikaplah tulus, tetapi berikan pengakuan untuk karya tim Anda ketika diperlukan.
  • Jangan segan untuk memberikan apresiasi tentang hal positif yang telah dilakukan/dicapai oleh tim Anda.

Peduli

Hal ini sulit untuk dipalsukan. Jika Anda ingin membangun kepercayaan dengan tim Anda, Anda perlu peduli terhadap mereka, baik sebagai tim maupun sebagai individu.

  • Gunakan waktu pertemuan 1-on-1 untuk mempelajari tentang mereka: Apa yang penting bagi mereka.
  • Bagaimana dan kapan mereka bekerja.
  • Hormati waktu dan kalender mereka, termasuk jam kerja dan komitmen harian mereka (keluarga, makan siang, dan aktivitas lainnya).

Membangun kepercayaan dalam tim Anda adalah perjalanan yang berkelanjutan yang membutuhkan dedikasi dan perhatian yang tulus. Saat Anda memulai perjalanan ini, ingatlah bahwa kepercayaan dibangun melalui tindakan yang konsisten dan komunikasi yang transparan. Dengan Anda memberikan kepercayaan kepada tim Anda, memimpin dengan contoh, dan mengimplementasikan budaya keterbukaan, Anda menyiapkan dasar untuk lingkungan yang kolaboratif dan berkualitas.